PENDAHULUAN
Perpustakaan meningkat pesat dari waktu ke waktu menyesuaikan dengan pertumbuhan contoh kehidupan masyarakat, kebutuhan, wawasan, dan teknologi isu. Perkembangan tersebut juga menenteng imbas kepada “pengelompokkan” perpustakaan berdasarkan acuan-pola kehidupan, keperluan, pengetahuan, dan teknologi info tadi. Istilah-ungkapan perpustakaan “membesar” menjadi sungguh luas namun condong mempunyai suatu spesifikasi tertentu. Dilihat dari pertumbuhan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari perpustakaan tradisional, semi-tradisional, elektronika, digital hingga perpustakaan “virtual”. Kemudian dilihat dari teladan kehidupan penduduk meningkat mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan pribadi, perpustakaan keliling, dan sebagainya. Kemudian juga dilihat dari pertumbuhan kebutuhan dan wawasan kini ini banyak bermunculan istilah perpustakaan biasa , perpustakaan khusus, perpustakaan belum dewasa, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (akademi tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya.
Namun dari sekian banyak perumpamaan dan jenis perpustakaan tersebut, bahwasanya berdasarkan sifat dan golongan besar perpustakaan secara biasa terbagi dalam suatu bentuk perpustakaan khusus dan perpustakaan umum. Dimana dari kedua perpustakaan tersebutlah meningkat istilah lain yang diubahsuaikan dengan cara pengelolaan, pengguna, tujuan, teknologi yang dipakai, wawasan yang dikemas, serta tujuan perpustakaan diresmikan.
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-forum khusus dan berfungsi selaku sentra informasi khusus khususnya berhubungan dengan observasi dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah tubuh, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal sekolah tinggi tinggi, perusahaan, departemen, perkumpulan profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.
Perpustakaan khusus biasanya juga mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan kedudukannya. Sehingga dari hal tersebut nantinya akan terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan pada umumnya.
PEMBAHASAN
A. Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan Umum
Perpustakaan khusus dan perpustakaan umum kalau dilihat secara sekilas sebenarnya tidak ada banyak perbedaan. Bahkan tidak sedikit terjadi “tumpang tindih” antara perpustakaan yang bersifat khusus dan perpustakaan yang bersifat umum. Hanya dalam hal-hal tertentu akan tampakbahwa ada perbedaan signifikan antara keduanya.
B. Unsur Pengelolaan Perpustakaan Khusus
Ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan khusus, adalah:
1. Koleksi
Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan tubuh induknya. Koleksi sebuah perpustakaan khusus ialah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan yang lain melainkan ditekankan terhadap kualitas koleksinya, semoga dapat mendukung jasa penyebaran info muktahir serta penelusuran info.[2]
Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada berbagai jenis bahan pustaka mirip acuan, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.
2. Sumber Daya Manusia
Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “andal” dalam bidang/subyek yang ditangani. Hal ini akan membuat lebih mudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi permintaan dan keperluan pemakainya. Untuk itu umumnya dalam perpustakaan khusus ini diharapkan seorang pustakawan yang mengetahui dan paham akan bidang kerja/bidang yang ditangani oleh forum induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” adalah penting.
3. Pengolahan
Proses pengolahan dalam perpustakaan khusus pada prinsipnya tidak jauh berlawanan dengan perpustakaan pada umumnya. Hanya biasanya dalam proses pengolahan dituntut untuk lebih memberhatikan kecepatan dalam temu kembali gosip dan penghidangan. Sehingga kadang-kadang dalam klasifikasi misalnya disesuaikan dengan kebutuhan dan huruf perpustakaan tersebut.
4. Pengguna
Perpustakaan khusus dalam pemilihan dan setting pengelolaan sungguh disesuaikan dengan keperluan dan karakteristik penggunanya. Hubungan antara pengguna dan pengelola perpustakaan sangat erat utamanya apabila dihubungkan dengan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak sedikit pengguna akan ikut andil dalam menentukan teladan pengelolaan dan juga penentuan koleksi/berita yang perlu ditawarkan oleh perpustakaan. Pengguna mempunyai arti penting karena pengguna ialah aspek penting mengapa perpustakaan khusus itu ada.
5. Layanan
Layanan perpustakaan khusus mesti mampu memperlihatkan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu pengurus perpustakaan perlu selalu memberikan alternatif-alternatif dalam penyampaian info terhadap penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk diamati dikarenakan permintaan kebutuhan penyajian gosip yang cepat, tepat dan terbaru senantiasa ada.
Jenis layanan perpustakaan khusus dapat bersifat terbuka maupun tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengurus dan tipe penggunanya. Namun kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan kanal terbatas. Hal ini untuk lebih memperlihatkan potensi terhadap penggunaan yang lebih luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun mampu mempergunakan koleksi yang ada, sedangkan jalan masuk terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi mirip kemudahan pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya.
C. Faktor-Faktor Pendukung Lainnya
1. Teknologi Informasi
Teknologi gosip merupakan satu hal yang tidak mampu dihindarkan akan masuk ke dalam proses perkembangan perpustakaan. Apalagi dalam perpustakaan khusus yang mengutamakan gosip yang muktahir dan serba cepat, maka penerapan teknologi gosip adalah kebutuhan mutlak. Hal ini utamanya difokuskan pada teknologi yang memberikan kesempatan terhadap pengguna untuk mendapatkan gosip lebih luas, cepat, tepat, dan up to date, misalkan lewat akomodasi Internet, Database Online, Media Compact Disk, dan sebagainya.
2. Jaringan Kerjasama
Jaringan kerjasama perpustakaan adalah penting, utamanya bagi perpustakaan khusus yang memiliki perhatian dalam bidang yang sama. Kerjasama ini akan banyak membantu untuk kenaikan layanan perpustakaan dan saling melengkapi layanan berita antara satu perpustakaan dan perpustakaan lainnya dalam jaringan tersebut.
3. Pemasaran / Promosi
Pemasaran atau penawaran khusus yaitu hal penting yang perlu dilakukan dalam sebuah perpustakaan khusus. Promosi bertujuan untuk memfasilitasi komunikasi antara perpustakaan dan calon pengguna. Karena salah satu kesuksesan suatu perpustakaan adalah dapat dilihat dari tingkat kunjungan pengguna dan pemanfaatan isu (koleksi) oleh pengguna. Hal yang penting yang harus dipikirkan yakni pinjaman dari administrasi, alasannya penawaran spesial mestinya termasuk dalam budget perpustakaan dan terintegrasi ke dalam proses penyusunan rencana perpustakaan.
D. STUDI KASUS
Berikut ini ialah sebuah pola dari pengelolaan perpustakaan khusus.
1. Studi Kasus American Corner UGM
American Corner ialah suatu layanan yang digagas oleh US Embassy dan diatur untuk menunjukkan info khusus tentang Amerika Serikat dan hal-hal yang berhubungan dengannya. US Embassy melaksanakan kerjasama dengan aneka macam akademi tinggi di Indonesia untuk mendirikan American Corner yang diintegrasikan dalam perpustakaan sekolah tinggi tinggi tersebut. Operasional pengelolaan diserahkan kepada perpustakaan sekolah tinggi tinggi sedangkan untuk koleksi dan fasilitas sarana dan prasarana fisik disokong oleh US Embassy.
Pada prinsipnya American Corner menunjukkan pelayanan kepada pengguna secara lazim, hanya dalam pelaksanaannya pengguna American Corner yaitu mereka-mereka yang mempunyai minat kepada studi Amerika. Hal ini dikarenakan koleksi yang ada di America Corner “melulu” perihal studi Amerika mulai dari sejarah, politik, kesenian, bahasa, geografi, sampai program-acara pendidikan dan beasiswa.
Ruang American Corner terbagi dalam ruang koleksi VCD/DVD, Ruang Baca dan Ruang Koleksi, dan Ruang Akses Internet. Pelayanan American Corner ini bersifat terbuka akan tetapi keanggotaan bersifat terbatas. American Corner UGM sendiri dikala ini mempunyai 2 jenis koleksi adalah koleksi American Corner dan Koleksi American Studies. Koleksi yang dikala ini diatur berbentukbuku teks, majalah, jurnal, buku referensi, direktori, peta, dan koleksi film baik dokumenter maupun bukan dalam format VCD, DVD, dan VHS yang seluruhnya mengkhususkan pada hal-hal yang berhubungan dengan Amerika. Pengguna mampu menggunakan semua koleksi secara “bebas”. Koleksi American Corner sendiri cuma mampu dibaca, difotokopi dan tidak dipinjamkan, sedangkan koleksi American Studies Library dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan yang ialah sivitas akademika UGM. Koleksi Buku diklasifikasi dengan menggunakan home system, yakni berdasarkan subyek-subyek tertentu seperti Biography, Culture Essay, Fiction, History, Reference, Political Science, dan sebagainya. American Corner juga mempunyai fasilitas suplemen berupa acara aktivitas mirip seminar, diskusi, penyajian beasiswa, pemuttaran film dan sebagainya. Program diskusi tersebut merupakan bab yang dikemas oleh American Corner selaku media untuk mengiklankan American Corner sekaligus untuk melibatkan pengguna dalam layanan American Corner. Selain itu American Corner menyediakan komputer yang mampu dipakai oleh pengguna untuk mengakses internet dan database yang dilanggan oleh US Embassy.
Dalam pelaksanaan dan pengelolaan American Corner, pengurus selalu berkoordinasi dengan US Embassy (IRC – Information Resource Center) dan juga mengadakan pertemuan berkala dengan seluruh pengurus American Corner di Indonesia. Hal ini menjadi penting supaya pelayanan American Corner dapat senantiasa pada “jalurnya” dan meningkat dari waktu ke waktu. Selain itu American Corner UGM melaksanakan upaya koordinasi dengan berbagai pihak selaku upaya penyebaran isu, mengoptimalkan koleksi, dan menemukan bentuk American Corner sebagai sentra gosip.
American Corner UGM ialah suatu layanan khusus yang notabene bahu-membahu ialah perpustakaan yang dikontrol secara khusus tetapi terintegrasi ke dalam perpustakaan akademik (perguruan tinggi tinggi).
2. Studi Kasus Perpustakaan PSKP UGM
Perpustakaan Pusat Studi Keamanan dan Perdamaian Universitas Gadjah Mada (PSKP UGM) adalah ialah perpustakaan di bawah sentra studi yang berfungsi selaku sumber info ilmiah bagi staf, peneliti dan mahasiswa bidang perdamaian, keselamatan dan resolusi konflik. Perpustakaan PSKP UGM memfokuskan pada koleksi yang berafiliasi dengan bidang perdamaian, keamanan dan resolusi pertentangan baik berupa hasil penelitian, tesis, skripsi, disertasi, buku teks, buku referensi, majalah, jurnal, kliping postingan surat kabar hingga koleksi VCD/DVD. Perpustakaan ini ialah bab terintegrasi dengan pusat studi dimana dituntut mampu memberikan daya dukung kepada keperluan dalam pelaksanaan visi dan misi pusat studi.
Selain itu perpustakaan ini juga ialah sumber mencar ilmu bagi mahasiswa Magister Perdamaian dan Resolusi Konflik Universitas Gadjah Mada (MPRK UGM) sehingga dalam pelatihan koleksi selalu diadaptasi dengan kurikulum dan silabus yang ada. Keanggotaan perpustakaan pusat studi ini bersifat terbatas artinya cuma diperbolehkan bagi internal staf dan peneliti PSKP UGM dan mahasiswa MPRK UGM. Sedangkan untuk penggunaan perpustakaan ini bersifat terbuka untuk biasa , utamanya untuk layanan baca dan fotokopi.
Klasifikasi koleksi menggunakan metode DDC (Dewey Decimal Classification) dan sudah menggunakan katalog elektronik selaku media pencarian berita koleksi. Perpustakaan sentra studi ini ditangani oleh 1 orang pustakawan dengan dibantu dua tenaga operasional yang kesehariannya merupakan staf bagian manajemen pusat studi. Sebagai suatu perpustakaan khusus, perpustakaan ini mempunyai kekhususan dalam bidang koleksi dan gosip yang dikontrol, pengguna, dan juga cara pelayanannya.
PENUTUP
Pada pada dasarnya perpustakaan khusus ialah perpustakaan yang mempunyai kekhususan dalam hal isu yang dibungkus, koleksi yang dimiliki, pengguna, dan juga cara pengelolaannya. Perpustakaan khusus menjadi penting karena lazimnya merupakan bagian dari tercapainya suatu tujuan, misi maupun visi sebuah organisasi atau institusi. Eksistensi dan kualitas dari perpustakaan khusus ini sangat dipengaruhi oleh informasi, koleksi dan cara pengelolaan sehingga mempesona dan mampu memadai keperluan penggunanya. Hal ini dikarenakan lazimnya apa yang ada diperpustakaan khusus “tidak bisa diketemukan” di perpustakaan lain.
Dalam sebuah institusi pendidikan, eksistensi perpustakaan khusus mesti menawarkan andil tersendiri dalam proses pembelajaran. Untuk itu perlu adanya sinergi yang besar lengan berkuasa antara kebijakan dalam institusi pendidikan dengan pengelola perpustakaan terutama untuk menunjukkan daya dukung dalam meraih tujuan dan misi institusi. Disini tugas pengambil kebijakan, pengurus perpustakaan dan civitas akademika (pengguna) tidak mampu saling dipisahkan.
Daftar Pustaka
- ________. Guidelines for Australian Special Libraries. 1999. http://www.alia.org.au/policies/special.libraries.html . Diakses tanggal 19 Agustus 2005.
- ________. “Starting A Special Library from Scratch”. Special Libraries Handbook. http://www.libsci.sc.edu/bob/class/clis724/SpecialLibrariesHandbook/ScratchIndex_files/ScratchLibraryIndex.htm. Diakses tanggal 18 Agustus 2005.
- ________. Top Ten Reasons to Use an Information Center. http://www.sla.org/content/SLA/ professional/meaning/what/isldten.cfm Diakses tanggal 20 Agustus 2005.
- Ala, Roland Astall. Special Libraries and Information Bureaux: an examination guidebook. Melbourne: F W Cheshire, 1966.
- Berry, Aimee. “Promoting Special Library Services”. Special Libraries Handbook. 21 April 1999. http://www.libsci.sc.edu/bob/class/clis724/SpecialLibrariesHandbook/ promoting.htm Diakses tanggal 18 Agustus 2005.
- Broxis, Peter F. Organising the Arts. Melbourne, F W Cheshire, 1968.
- Harrison, K.C. The Library and the Community. London: Andre Deutsch, 1963.
- Haverkamp, Laura J and Kelly Coffey. “Instruction Issues in Special Library”. Special Libraries Handbook. http://www.libsci.sc.edu/bob/class/clis724/ SpecialLibrariesHandbook/ Diakses tanggal 18 Agustus 2005.
- Hunter, David. Core Competencies and Music Librarians. Library School Liaison Subcommittee of the Music Library Association, April 2002.
- Parent, Roger H., “What’s Special About Special Libraries?” 64th IFLA General Conference August 16-August 21, 1998. Chicago: American Association of Law Libraries, 1998.
- Perpustakaan Nasional RI. Panduan Koleksi Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 1992.
- __________. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 1992.
- __________. Pembinaan Jaringan Layanan Perpustakaan dan Informasi Bidang Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 1992.
- __________. Standar Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002.
- Price, Carol Lynn. “Defining Value in Information Centers”. CLIS 724/Spring 2004. Special Libraries Handbook. http://www.libsci.sc.edu/bob/class/clis724/ SpecialLibrariesHandbook/definingvalue.htm. Diakses tanggal 18 Agustus 2005.
- Setiarso, Bambang. “Upaya Pemberdayaan Forum Perpustakaan Khusus di Masa Mendatang”. Makalah disampaikan pada Rapat Kerja Pusat XI – Ikatan Pustakawan dan Seminar Ilmiah. Jakarta: Perpustakaan Nasional, 5-7 November 2001.
- Shofner, Pamela. “Use of Library Committees in Special Libraries”. CLIS J724. April 26, 2004.
- Weaver, Susanna. “Non-Traditional Jobs for Special Librarians”. Special Libraries Handbook. http://www.libsci.sc.edu/bob/class/clis724/ SpecialLibrariesHandbook/non-traditional.htm. Diakses tanggal 18 Agustus 2005.
EmoticonEmoticon